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新冠肺炎疫情下,展览主办者如何应对的几点小建议!

发布时间:2021-07-13 09:06:49  发布者:品邦广告  阅读:56

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    新冠肺炎疫情下,展览主办者如何应对的几点小建议:


    据有关资料显示,2003年爆发的非典疫情给当时被誉为“朝阳产业”的会展业带来了前所未有的冲击,因为进入二十一世纪我国的会展业发展正当时,在非典期间几乎所有的展览和会议及相关活动停办,这给当时急速发展扩张的会展业当头一棒。但是在非典疫情结束后,在相关会展产业各个参与方的共同努力下,我国会展业经过到现在十七年的努力发展成为全球第一会展体,在拥有场馆数量、举办数量以及展览面积等方面跃居世界第一的位置。在这近二十年的发展之中,涌现出了一大批世界领先的会展主办商,为我国以及世界会展业的发展贡献着力量。


    在进入二十一世纪的第二个十年刚开始,新冠肺炎疫情爆发,这对于每一位会展主办者来说都是一件十分“难受”及其“痛快”的事情。因为其面临着其固定成型展会项目的延期或者取消,更有甚者有些公司举全体之力经过半年甚至更长时间立项的展会项目也或许正好在此期间面临延期或者取消的状况,这将会给公司的整体运营以及整个团队带来极大的打击。在此背景下,笔者将以主办者的身份谈一下作为主办者以及团队成员如何在疫情当下做好“补救”措施,如何进一步的稳固项目,将项目成功的运作以及进而开发新的项目,因为在2003年非典之后,我国会展业其中之一的展览主办商迎来了一个发展的春天,同样相信在所有会展主办商的共同努力下,新冠肺炎疫情结束后,必将会进一步激发会展相关主办商的斗志,再到金秋十月收获的季节,品尝最后胜利的果实。


    一、作为展览公司的主心骨、负责人,在当前疫情情况下,首先要做的是定好基调,稳住团队人员的心,及时与公司各项目负责人做好沟通与交流。假如所在公司要举办的项目正好在此疫情期间需要延期或者停办,应做到及时向上级主管部门将展会相关情况做一下汇报说明,涉及相关主办单位的及时告知与其沟通,告知项目延期后的举办日期,看后期能否得到额外相关的支持与帮助。其次与项目举办场馆相关负责人做好沟通,及时根据项目的性质和举办内容来调整后期举办时间,通知相关项目负责人做好应对措施,出具公告函,及时告知参展商下一步展会的相关情况,及时促成项目的后期正常举办,确保公司和项目的正常运转。对于再次期间投放的广告,可让宣传部门与相关广告商沟通,看能否展会后期召开之时,给与相关后期的追加,以此来减少这一部分的损失。


    二、作为会展项目的负责人要做好承上启下的角色,要及时的跟其项目团队人员沟通,因为团队招展人员辛辛苦苦努力好几个月甚至更长的时间,突然展会延期或者取消对其造成的积极性打击不言而喻。在这其中最重要的一点就是提成佣金将面临着没有或者减少(大部分会展公司采用的招展提成方式为底薪加提成的方式),因此项目负责人要及时将展会项目下一步的情况与团队人员沟通,采取相关激励措施,调动团队成员的积极性。


    因为项目的招展人员是参展商的第一对接人,项目招展人员将自己的激情和热情传递给参展商,参展商同样也会感受到这份热情,保留其进一步参展的想法。这样参展商对于此次展会也有所准备。同样要及时听取参展商反馈意见,最终促成展会后期的圆满举办。对于延期的展会,项目负责人要及时的做好项目的可行性规划报告,这一过程要贯穿展会的前期中期和后期,将所能发生的情况尽可能的全部考虑到,总之最后在其及其团队成员的努力下完美的将展会二次成功举办。


    三、作为展会项目的招展人员,此时此刻一定要及时的将项目的举办情况与所负责客户进行好沟通,不管通过电话沟通方式还是微信建群的方式一定要及时告知其公司现在所采取的措施以及后期参加的相关优惠政策,例如有些公司已经采取对于参展费用减半等措施,来进一步调动参展商后期参展的积极性。同样将公司招商部门所做的推广宣传以及其参展能够带来的效益产出比方案及时告知参展商增加其后期参展热情。当然疫情过后,各行业参展商面临最重要的是其公司如何快速的恢复生产,恢复经营。如果再在此期间相关主办商举办展会能够有足够的参展亮点或者展会增值点,由项目团队人员告知参展商,相信大部分的参展商还会有足够的参展积极性来参加展会,因为展会期间的成交也成为众多参展商公司盈利的一个关键点之一,众多参展商在展会现场通过面对面这一最直接的洽谈形式与参观商进行成交洽谈,在展会现场发掘新的客户,达到其最终的参展目的。


    总之现在相关的会展主办商都在行动,因为要生存下去,其相继发布公告延期其举办的相关项目或者根据展会的性质和内容进行网上直播、发布的形式来进行,不管采取哪种形式来举办最重要的一点就是做好参展商的维护工作,让参展商感受到主办商所做的努力。也许以上所说的几点不适合所有的会展主办商,希望能够对于其有所帮助。受所做所学的限制,水平有限,以上内容仅仅代表个人观点,欢迎提出意见来批评指正,不断学习进步。


    同时希望能够有更多的会展主办商来建言献策,能够让每一场凝聚了会展人辛勤付出的展会都能够如期顺利举办。

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