展台设计公司策划预算成本及活动策划注意哪些

发布时间:2019-09-11 14:19:40  发布者:品邦广告  阅读:247

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    展台设计公司策划预算成本及活动策划注意哪些,常而言,年会预算包括以下几个方面:

    展台设计公司

    1、交通费用。

    交通费用可以细分为: 会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通,会所到餐饮地点的交通,会所到商务交际场地的交通,商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通;欢送交通及返程交通——包括航班,铁路,公路,客轮及住宿地至机场,车站,港口交通费用。

    2,会议室/厅费用。

    具体可细分为:会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔,音响系统,桌椅,主席台,白板或者黑板,油性笔,粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备,临时性的装饰物,展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

    上海搭建会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪,笔记本电脑,移动式同声翻译系统,会场展示系统,多媒体系统,摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用,值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得较适宜的性价比),否则可能影响会议的进行,另外,这些会议设施由于品牌,产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

    会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中,如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

    其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷,礼仪,秘书服务,运输与仓储,娱乐保健,媒介,公共关系等,基于这些支持均为临时性质,展览设计如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

    对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

    3,餐饮费用。

    会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。中餐及午餐,中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式,如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

    酒水及服务费,通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费,在高星级酒店举办会议宴会,上海展会装修通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

    会场茶歇,此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物,饮料组合,承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算,通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡,红茶,西式点心,水果等为主,中式则以开水,绿茶或者花茶,果茶,水果,咖啡,水果及点心为主。

    联谊酒会/舞会,事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算,但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。

    其他——点心,水果及调制色酒。

    4,视听设备。

    除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略,搭建公司如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:设备本身的租赁费用,通常按天计算;设备的运输,安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理;音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理。

    注意事项。

    考虑周全要成功地举办一次会议,尤其是大型会议,须要考虑很多方面的问题,比如开会的时间是否能保证大家都能参加,会不会遇到外宾来访或者公司出货,不能出席的人是否有替代人选,怎样联络,会议的主席,主持,记录人员,现场服务人员等相关人员的安排是否妥当,会议需要什么辅助器材,由谁负责,会议进行的时间预计有多久等等,只有事先做好准备工作,才能保证会议地顺利进行与圆满结束。

    选择合适的会议场所,会议场所的选择有很多种,较常用的是公司的会议室,有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地,一边开会,一边度假,至于大型的,重要的会议则可以专门租用饭店的会场,不管采用哪种方式,对会场的基本要求是一致的,即:会场应该舒适宽敞,隔音效果好,采光通风良好,没有其他干扰,较好有窗帘,便于在放投影资料时看得清楚,安静不嘈杂,空调良好,插座,电源,白板,麦克风等设备齐全。

    用文字记录会议的相关事项,展台设计公司在准备会议的过程中,有关会议的各个事项,如时间,地点,会议议程等等都应该用文字记录下来,便于在后续工作中察看,有关会议的决定,通知等要打印出来发给相关人员,不能只进行口头通知,俗话说“口说无凭”,有时候秘书已经通知了各个部门主管,可是有的人忙起来就忘记了,所以必须把工作做细致。

    品邦展览公司致力于全球展览会设计搭建一站式服务,推崇生命型管理模式,追求生态发展,承接大型企业展厅,展台,展览展示设计施工和会议活动策划服务,电话:400-639-2006,以文化创意为核心,运用3D,全息等多媒体技术,从概念设计到落地实施,全产业链化服务世界500强客户,http://www.pinbang.cn。

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